Я – Стася Серб, зараз працюю проєктною менеджеркою в ІТ-компанії SoftServe, а загальний досвід у сфері менеджменту маю понад 9 років. Мій професійний шлях розпочався, коли мені було 19 років. Я тільки повернулася з програми Work and Travel, та в мене розпочався третій курс навчання в університеті. І саме тоді на заняття прийшли три дівчини, які шукали нового «Стіва Джобса», запрошуючи студентів на курс креативного менеджменту.
У моїй голові спалахнула думка: «О, це ж той хлопець, який створив iPhone!» Але основним критерієм відбору було знання англійської мови. Оскільки я щойно повернулася зі Штатів, я вирішила спробувати свої сили, адже у мене, здавалося, було непогане володіння мовою.
Пройшовши курси, я отримала свою першу роботу. І ось вже дев’ять років я займаюся проєктним менеджментом. За цей час я встигла попрацювати в п’яти компаніях – від великих до маленьких стартапів. Підрахувала, що в керуванні в мене було трохи більше ніж 11 проєктів.
Ці проєкти були різні: деякі з них стартували з нуля, інші – вже знаходилися в розпалі, і мені потрібно було «увірватися» у процес та вести їх. Також були проєкти, які переживали кризові часи. Весь цей досвід надав мені цінні навички в роботі з клієнтами та командами.
Окрім проєктної роботи, я також стала викладати курси проєктного менеджменту, як в компанії, так і поза нею. Це додало нових барв до моєї кар’єри та дозволило поділитися знаннями з іншими.
Таким чином, мій шлях у проєктному менеджменті став для мене не лише професією, але і справжньою пристрастю.
Що взагалі таке криза на проєкті?
Криза на проєкті – це ситуація, коли проєкт стикається з серйозними труднощами, які загрожують його успішному завершенню. Можливими причинами кризи можуть бути фінансові проблеми, затримки в термінах виконання, труднощі в команді, невизначеність у вимогах або зовнішні чинники, такі як зміни на ринку.
Мій «Фулхаус» проєкт
Під час роботи над одним із проєктів я стикнулась з явищем, яке добре ілюструє, як певні рішення можуть призвести до великих проблем:
- Обіцянки без ресурсів: Клієнту були чітко обіцяні терміни та результати, але команда, яка мала б їх реалізувати ще була відсутня. Це створило проблеми на ранніх етапах проєкту.
- Незадоволення команди і клієнта: Команда не була в курсі всіх обіцянок, що призвело до невдоволення з боку клієнта і виснаження команди в погоні за досягненням хоч якоїсь мети.
- Проблеми з вимогами: Клієнт періодично вносив кардинальні зміни в вимоги, як приклад ми витратили 5 місяців на узгодження кольору іконок. Це стало додатковим стресом для всіх членів команди.
Ця історія не призначена для того, щоб звинувачувати компанію чи клієнта. Це навчальний досвід, який допоміг мені розвинути нові навички та краще зрозуміти, з чим в роботі краще не стикатися.
Red Flags на проєкті
Існують певні сигнали попередження (red flags), які можуть свідчити про початок або вже наявність кризи. Якщо на вашому проєкті спостерігаються принаймні дві з наступних проблем, варто звернути на це увагу:
- Невизначеність та постійні зміни вимог
- Недостатнє планування
- Фінансові труднощі
- Проблеми з командою
- Погана комунікація
- Зовнішні фактори (як приклад – криза ринку)
- Технологічні проблеми
- Неадекватне управління ризиками
Мій план дій
Після усвідомлення проблем моя мета полягала в розробці плану дій для виведення проєкту з кризи:
- Робота з роудмапою: Визначення чітких дедлайнів, коли який milestone має бути завершений.
- Перегляд скоупу: Спільно з техлідами команди провести реестімейт скоупу з оцінкою у man/days.
- Використання Diagram Gantt: Візуалізувати часові рамки і етапи виконання кожної фічі.
- Регулярний статус (as is): Забезпечити прозорий і структурований звіт про стан справ і напрямок руху.
- Спростити скоуп: Скоуп сімпліфікейшн із стейкхолдерами з чітким скоупом до релізу і після
- Побудова довіри з клієнтом: Створити конструктивні відносини, хоча це може бути складно та болісно.
Криза на проєкті – це явище, з яким стикаються багато компаній. Існує безліч відомих проєктів, які пережили кризові ситуації. Розповім вам кілька таких прикладів:
NASA’s Space Shuttle Programme
Програма Space Shuttle пережила численні зміни вимог протягом свого життєвого циклу. Часті зміни в технічних специфікаціях та політичних пріоритетах призвели до затримок, перевитрат бюджету та, зрештою, до катастроф, таких як вибух шатла Challenger у 1986 році. Цей випадок ілюструє, як нестабільність вимог може впливати на безпеку та успіх проєкту.
FBI’s Virtual Case File (VCF)
Цей проєкт для заміни старої системи управління справами в FBI зазнав серйозних проблем через постійні зміни вимог. Comprehensiveness, user-friendliness і функціональність були предметом постійних обговорень і змін, що в підсумку призвело до зриву проєкту у 2005 році. Кошти, витрачені на розробку, не призвели до успішної реалізації, і проєкт був закритий.
Healthcare.gov (2013)
Запуск онлайн-сервісу для охорони здоров’я в США зіткнувся з великими проблемами через технічні збої. Незважаючи на значні інвестиції, сайт не витримував навантаження та містив безліч помилок, що викликало кризу у сприйнятті програми. Це чітко демонструє, як недостатнє тестування та управлінські проблеми можуть мати серйозні наслідки.
Що має вміти менеджер?
Моє загальне бачення, що менеджер який працює на проєкті для вирішення кризових ситуацій має мати певні софт та хард-скіли:
Софт-скіли:
- Комунікаційні навички (здатність чітко спілкуватися та слухати).
- Емоційний інтелект (здатність управляти власними емоціями та розуміти почуття інших).
- Критичне мислення (аналітичний підхід до вирішення проблем).
- Лідерство (здатність вести команду в умовах невизначеності).
Хард-скіли:
- Навички управління проєктами (знання методологій, таких як Agile, SCRUM).
- Прогнозування ризиків (здатність ідентифікувати та усувати ризики завчасно).
- Знання фінансового менеджменту (для роботи з бюджетом проєкту).
Ці ресурси допоможуть отримати додаткові знання та навички, необхідні для ефективного управління кризовими ситуаціями в проєктах:
- “The Art of Project Management” – Scott Berkun
- “Crisis Management: Planning for the Inevitable” – Steven Fink
- “The Five Dysfunctions of a Team” – Patrick Lencioni
Криза на проєкті — це складний виклик, але з правильною стратегією, увагою до деталей та прозорою комунікацією, можна успішно подолати труднощі та досягти успіху.
