Сколько времени у вас в общем уходит на написание имейла? Если ответ “много” или если вы просто хотите почерпнуть несколько лайфхаков деловой переписки — наша статья как раз для вас.
Сформулируйте subject line
Имейл пишется намного легче и быстрее, если в самом начале сформулировать тему письма (subject line). Это поможет определиться с целью имейла и выразить мысли в более четкой форме.
Переходите сразу к делу
Главное правило деловой переписки — четкость и краткость изложения, поэтому первое предложение после приветствия, как правило, отображает subject line и объясняет причину письма. К нашему счастью, в деловой переписке есть ряд фраз, с помощью которых можно начать имейл. Например:
- Для просьб и одолжений
I was wondering if you could…
I was hoping you could…
- Для напоминаний
Please be reminded that… (formal)
Just a gentle / friendly reminder to / about…(semi-formal)
- Для апдейтов и сообщения новой информации
Please be advised that…(formal)
Just letting you know that…(semi-formal)
- Для прикрепленных документов
Attached please find…
Please find (something) attached…
Соблюдайте абзацы
Когда пишете имейл, не забывайте каждую новую мысль выделять пропуском строки. Это сделает письмо более четким и структурированным, а также поможет избавится от лишних фраз и повторений.
Проверьте грамматику
Не знаете какое время использовать? Здесь тоже есть своя логика. Рассмотрим основные “проблемные” времена:
- Past Simple vs Past Continuous — для действий \ процессов, законченных в прошлом. Эти времена часто употребляются с временными индикаторами такими как “last”, “ago”, “yesterday” etc.
- Present Perfect — для status updates и отчетов о недавно проделанной работе. Чаще всего используется со словами “recently”, “today”, “as of right now”, “lately”, “just” etc.
- Present Continuous — для текущих процессов, которые происходят “right now”, “currently” etc.
- Future Simple — для обещаний таких как “We will make sure to inform you of the changes as soon as we have this information.”
- Future Continuous — для будущих процессов таких как “We will be implementing more changes in the near future so stay tuned for our updates.”
Также, не забываем о Grammarly для проверки грамматики и пунктуации. Особенно для проверки артиклей и окончаний у глаголов — это must have.
Для того, чтобы лайфхаки стали действительно полезными, их нужно задействовать на практике. Не ждите, а берите и пишите правильные имейлы уже сейчас, где соблюдайте правила абзацев, темы, грамматики и т.д. А если нужна помощь и новые знания по написанию имейлов, приходите на курс English For IT-Engineers (online), в школу английского языка English For IT!
